ALGEMENE VOORWAARDEN
NOORDKAAP E-CHALLENGE 2025
Art. 1 Elke Deelnemer aan de Noordkaap E-Challenge (hierna de NEC), georganiseerd door Extreme Challenges BV (hierna de Organisatie), wordt geacht gedurende de NEC volledig zelfstandig (zonder enige ondersteuning) te handelen. Dit betekent onder andere dat:
a) Er geen ondersteuningsvoertuigen, monteurs of enige andere assistentie gedurende de NEC voor de Deelnemers aanwezig is voor het geval er sprake is van gebreken aan de voertuigen, ongelukken of enig ander onheil;
b) Er beperkte ondersteuning aanwezig is in geval van stilstand als gevolg van geen vermogen door een lege batterij;
c) Er geen (formele) afspraken zijn gemaakt met het bevoegde gezag van de landen welke zijn opgenomen in het reisschema van de NEC omtrent de eisen die het bevoegde gezag van die landen stellen aan het binnenkomen, verblijven en het verlaten van die landen;
d) Er geen voorzieningen zijn getroffen voor medische assistentie voor het geval er sprake is van ziekte of enig lichamelijk letsel;
d) Er geen voorzieningen zijn getroffen voor repatriëring van het stoffelijke overschot bij overlijden gedurende de NEC;
e) Er geen voorzieningen zijn getroffen voor het geval de Deelnemers door welke reden dan ook niet verder kunnen reizen;
f) Er geen voorzieningen zijn getroffen ter waarborging van de veiligheid van de Deelnemers en hun voertuigen.
Art. 2 Elke Deelnemer is verantwoordelijk voor het verkrijgen van de juiste documenten die nodig zijn om de diverse landen te doorkruisen.
Art. 3 Elke Deelnemer is verantwoordelijk voor zijn eigen veiligheid en gezondheid en zal zich onthouden van elke handeling die een gevaar vormt voor de veiligheid en gezondheid van de andere Deelnemers of van derden. Elke handeling die een gevaar vormt voor de veiligheid en gezondheid van anderen levert volledige aansprakelijkheid op jegens gedupeerde(n) en diskwalificatie van de NEC.
Art. 4 Elke Deelnemer realiseert zich dat het reizen door Europa gevaarlijk kan zijn en dat er een grote kans bestaat op persoonlijk letsel, diefstal, oplichting en beschadiging van persoonlijke eigendommen. Elke Deelnemer verdiept zich in de actuele situatie van de te doorkruisen landen en verklaart op de hoogte te zijn van actuele berichtgeving en geldende reisadviezen (www.minbuza.nl) omtrent de landen welke door de Deelnemer worden aangedaan, zowel voorafgaand als gedurende de reis.
Art. 5 Elke Deelnemer realiseert zich dat de NEC geen enkel competitief element in zich draagt. Overschrijding van de maximaal toegestane snelheid is strikt verboden en kan leiden tot uitsluiting aan de NEC. Elke Deelnemer wordt geacht op de hoogte te zijn van alle van toepassing zijnde wettelijke regels en voorschriften die van kracht zijn in de landen welke door de NEC worden aangedaan. Hieronder wordt onder andere (derhalve niet limitatief) verstaan:
a) De vigerende wettelijke eisen en regels met betrekking tot de staat van het voertuig dat door de Deelnemer wordt gebruikt;
b) De vigerende wettelijke eisen en regels met betrekking tot het gebruik van het voertuig dat door de Deelnemer wordt gebruikt;
c) De vigerende wettelijke eisen en regels met betrekking tot het gebruiken en vervoeren van drugs en alcohol;
d) De vigerende wettelijke eisen en regels met betrekking tot het binnenkomen en het verlaten van het desbetreffende land.
Art. 6 Elke Deelnemer realiseert zich dat er in de landen welke door de NEC worden aangedaan andere gebruiken en gewoonten heersen dan in het land waar Deelnemer woonachtig is. Elke Deelnemer zal respect tonen voor deze gebruiken en gewoonten. Dit omvat ook respect voor de natuur.
Art. 7 Elke Deelnemer maakt onderdeel uit van een team met minstens nog één andere rijder die in het bezit is van een geldig rijbewijs.
Art. 8 Elke Deelnemer moet zelf een weloverwogen inschatting maken van de risico’s die een dergelijke reis met zich meebrengt. Iedere Deelnemer zal zelf zorgdragen voor een minimalisatie van mogelijke risico’s zowel voor zichzelf als voor derden. De mogelijke risico’s die men tijdens de reis kan lopen kunnen zijn, maar zijn echter niet beperkt tot;
a) Persoonlijk letsel van de Deelnemer veroorzaakt door een ongeluk, ziekte, (extreme) weersomstandigheden zoals koude of andere mogelijke oorzaken;
b) Persoonlijk letsel of schade aangericht aan derden vanwege nalatigheid van de Deelnemer of andere al dan niet aan de Deelnemer te wijten oorzaken;
c) Verlies of diefstal van materiële zaken vanwege nalatigheid van de Deelnemer of andere al dan niet aan de Deelnemer te wijten oorzaken;
d) Financiële schade vanwege nalatigheid van de Deelnemer of zijn/haar teamgenoot, betrokken zijn bij een ongeluk, mechanische gebreken of schade van het voertuig, ziekte, of iedere andere al dan niet aan de Deelnemer te wijten oorzaak;
e) Gebrekkige medische instanties en andere instanties in vergelijking met de gangbare Europese standaarden;
f) Oorlogshandelingen of politieke instabiliteit;
g) Religieuze gebruiken, politieke en juridische systemen die verschillen van het land van herkomst van de Deelnemer;
h) Gevangenschap of ieder andere vorm van vrijheidsberoving, bijv. vanwege het schenden of op verdenking van het schenden van de lokale vigerende wetgeving, tradities of lokale gebruiken;
i) Langere of kortere reistijd dan voorzien.
Art. 9 Eén van de voorwaarden voor toelating tot een land dat wordt aangedaan door de NEC kan zijn dat indien een voertuig wordt ingevoerd door de Deelnemer, het weer moet worden uitgevoerd door dezelfde Deelnemer. Indien zich (mechanische) gebreken aan het voertuig voordoen of alle andere al dan niet aan de Deelnemer te wijten oorzaken, en het betreffende voertuig niet meer het land kan worden uitgevoerd, dan is dit de volledige verantwoordelijkheid van de Deelnemer. Indien wordt getracht het land te verlaten zonder het voertuig waarmee de Deelnemer het land is binnengegaan, kan dit in strijd zijn met de wetgeving van het desbetreffende land en kan men worden aangeslagen voor wat betreft invoerrechten, het betalen van boetes of op andere wijze worden bestraft.
Art. 10 Het is nadrukkelijk aangeraden dat elke Deelnemer van de NEC:
a) Beschikt over voldoende auto technische kennis en inzicht van het functioneren van haar elektrische voertuig;
b) Voldoende kennis en training heeft genoten inzake eerstehulpverlening en beschikt over de juiste medische uitrusting om in geval van enig letsel veroorzaakt door nalatigheid of enige andere oorzaak bij zichzelf, andere Deelnemers of derden, eerstehulpverlening te kunnen bieden;
c) Beschikt over adequate verzekeringen ter dekking van alle voorzienbare en onvoorzienbare risico’s of gebeurtenissen;
d) Volledige informatie bij zich draagt met contactinformatie omtrent familie, andere Deelnemers, ambassades en consulaten van de landen die worden aangedaan door de NEC;
e) Voldoende persoonlijke medicatie mede neemt en voorzorgsmaatregelen treft dat deze medicatie op spoedige wijze kan worden verkregen bij verlies of diefstal van deze medicatie;
f) Te allen tijde beschikt over een mobiele telefoon waarbij door Organisatie wordt zorggedragen dat men de beschikking krijgt over de nummers van andere meereizende Deelnemers. Aangeraden wordt dat de Deelnemer bij zijn provider controleert of de mobiele telefoon functioneert in de landen die worden aangedaan door de NEC;
g) Beschikt over voldoende financiële middelen teneinde (een verlenging van) de geplande reistijd te kunnen bekostigen.
Art. 11 Deelname aan de NEC is op persoonlijke titel en is in geen geval overdraagbaar aan derden. Het is Deelnemer verboden om passagiers in het deelnemende voertuig toe te laten die zich niet formeel hebben aangemeld, op straffe van uitsluiting van deelname door het team aan de NEC.
Art. 12 Er kunnen geen rechten worden ontleend aan alle door of namens de Organisatie verstrekte informatie (inclusief de op de website geplaatste informatie en informatie verstrekt tijdens correspondentie of iedere andere vorm van communicatie). Hoewel de Organisatie hierbij de nodige zorgvuldigheid zal betrachten, is de Organisatie niet verantwoordelijk voor het geval deze informatie onjuist of onvolledig blijkt te zijn.
Art. 13 Deelnemer kan zelf actief op zoek gaan naar media die aandacht willen besteden aan zijn/haar deelname aan de NEC. Indien Deelnemer landelijke, internationale media of online kanalen wil betrekken, dan wordt Deelnemer verzocht hierover contact op te nemen met de Organisatie. Het is Deelnemer niet toegestaan om zonder toestemming van de Organisatie commerciële media-afspraken te maken die een programma(item) of documentaire over de (deelname aan de) NEC aangaan, op straffe van een direct opeisbare boete per overtreding.
Art. 14 Deelnemer geeft toestemming om te worden gefotografeerd en/of gefilmd in het kader van publiciteit over de NEC en zal hieraan zijn/haar medewerking verlenen. Deelnemer geeft toestemming voor het gebruik van zijn/haar naam, beeldmateriaal, stem en biografisch materiaal in kader van media-aandacht, publiciteit en overige overkoepelende promotionele activiteiten vanuit de Organisatie. Deelnemer gaat ermee akkoord dat de Organisatie als enige beslist of beeldmateriaal waarin Deelnemer voorkomt al dan niet wordt gebruikt, en dat het aan de Organisatie is hoe het beeldmateriaal wordt gebruikt, al dan niet ge-edit. Alle beeldmaterialen en media-aandacht van de NEC en alle copyright blijven eigendom van de Organisatie.
Art. 15 Vrijwaring, schadeloosstelling en verklaring van afstand. Door gebruik te maken van de mogelijkheid om deel te nemen aan de NEC, verklaart ondergetekende hierbij:
a) Dat hij/zij ten minste 18 jaar oud is en in bezit van een geldig (internationaal) rijbewijs;
b) Dat hij/zij op de hoogte is van de risico’s die deelname aan de NEC met zich meebrengt en dat hij/zij volledig op eigen risico deelneemt;
c) Dat hij/zij in goede (mentale en fysieke) gezondheid en in goede fysieke conditie verkeert;
d) Dat hij/zij afstand doet van elk recht op vordering tegen de Organisatie, inclusief aan haar gelieerde ondernemingen, directeuren, functionarissen, vertegenwoordigers, aandeelhouders en werknemers, op grond van schade geleden tijdens of ten gevolge van de NEC;
e) Dat hij/zij afstand doet van elk recht op vordering tegen sponsors en leveranciers van de NEC, inclusief hun gelieerde eenheden, directeuren, functionarissen, vertegenwoordigers, aandeelhouders en werknemers, op grond van schade geleden tijdens of ten gevolge van de NEC;
f) Dat hij/zij persoonlijk afstand doet van elk recht op schadeloosstelling door bovengenoemde ondernemingen en personen, namens zichzelf, zijn/haar echtgeno(o)t(e), erfgenamen, agenten of werknemer indien hij/zij op enige wijze gewond raakt of overlijdt ten gevolge van deelname aan de NEC;
g) Dat hij/zij erkent dat de Organisatie het recht heeft om, naar maatstaven van redelijkheid en billijkheid, hem/haar uit te sluiten van deelname (inschrijfgeld wordt niet gerestitueerd);
h) Dat hij/zij erkent dat de Organisatie en al hun vertegenwoordigers het recht hebben om de NEC te annuleren en dat de Organisatie geen verplichting heeft om de mogelijkheid te bieden de NEC op een andere plaats of tijdens een andere gelegenheid te laten plaatsvinden indien het evenement niet volledig doorgang vindt.
Art. 16 Elke Deelnemer wordt geacht zich tijdens alle evenementen en gedurende de reis met respect op te stellen jegens derden. De Organisatie is niet aansprakelijk voor het handelen van de Deelnemers. Bij diefstal van eigendommen van de Organisatie, of bij ander wangedrag is de Organisatie bevoegd Deelnemer en zijn/haar team per direct uit te sluiten van de NEC, zonder restitutie van het inschrijfgeld.
Art. 17 De Organisatie van de NEC wordt uitsluitend en exclusief beheerd door Extreme Challenges BV, welke als rechtspersoon de enige representant vormt.
Art. 18 Op het beeldmerk en alle gerelateerde uitingen – inclusief het bedrukken van kleding e.d. - van de NEC rusten copyrights. Het logo van de NEC is opvraagbaar bij de Organisatie. Het gebruik ervan is uitsluitend toegestaan voor het werven van donaties voor het goede doel.
Art. 19 Elk deelnemend team en haar deelnemers voldoen aan het reglement van de NEC en lopen het risico te worden gediskwalificeerd indien hiervan wordt afgeweken.
Art. 20 Sponsorwerving door deelnemers beperkt zich tot sponsoring van de eigen auto (als deelnemer aan de NEC) en fondsenwerving ten behoeve van het goede doel. Bedrijven die reeds partner van de NEC zijn kunnen niet door deelnemers worden benaderd voor sponsoring. Afspraken met sponsors die zich overkoepelend willen verbinden aan het evenement kunnen alleen via de Organisatie tot stand komen. Het is de Deelnemer o.a. niet toegestaan, zonder schriftelijke toestemming van de Organisatie, productintroducties voorafgaand/tijdens de NEC te ondersteunen of via eigen (online) mediakanalen commerciële invulling te geven aan de NEC op straffe van een direct opeisbare boete per overtreding per dag.
Art. 21 Alle Deelnemers houden gedurende de NEC beide voorzijdeuren volledig vrij ten behoeve van de officiële NEC stickers en eventuele sponsor stickers. De sunstrip op de voorruit wordt vrijgehouden, alsook de gehele achterruit en de beide zijspiegels. Bovendien wordt onder meer ruimte ter grootte van A3 formaat beschikbaar gehouden op de motorkap voor de officiële stickers en een ruimte ter grootte van A5 boven beide wielkasten. Een schets met de vrij te houden posities is op te vragen bij de organisatie.
Art. 22 Het is de Deelnemer niet toegestaan zich vooraf, tijdens of na afloop van de NEC voor te doen als vertegenwoordiger van de Organisatie of namens de Organisatie op te treden.
Art. 23 Elke Deelnemers wordt geacht op de vertrekdag aanwezig te zijn op de door de Organisatie aangewezen locatie, datum en tijd. Bij het vertrek wordt een laatste mondelinge briefing omtrent de laatste situatie zoals bekend bij de Organisatie.
Art. 24 De Deelnemer dient zijn voertuig te prepareren voor het maken van reizen door landen waarin extreme weersomstandigheden en wegcondities, onder meer zeer lage temperaturen, sneeuwstormen, ijzige en bevroren wegen, kunnen voorkomen. Zie hiervoor het geldende NEC regelement.
Art. 25 Per team is één auto toegestaan, minimaal twee deelnemers en maximaal vier deelnemers per team. Indien de Deelnemers zich hier niet aan houden, behoudt de Organisatie het recht het team uit te sluiten van deelname aan de NEC. Uitzondering op het maximaal aantal vastgestelde deelnemers per team is alleen mogelijk na schriftelijke toestemming van de Organisatie.
Art. 26 Trackers en andere apparaten in bruikleen gegeven door Organisatie blijven ten alle tijde eigendom van Organisatie. Deelnemer dient alle in bruikleen verstrekte apparaten door Organisatie te retourneren conform de bruikleenovereenkomst.
Art. 27 Na ontvangst van de volledige betaling van het inschrijfgeld, spreken we van een complete inschrijving en kan er tot definitieve plaatsing worden overgegaan. De plaatsing geschiedt in volgorde van binnenkomst van complete inschrijvingen.
Art. 28 Annuleringen dienen per e-mail te worden ingediend bij Organisatie. Annuleringen die vóór 1 september 2024 worden ontvangen, komen in aanmerking voor 50% restitutie van het voldane inschrijfgeld NEC. Vanaf 1 september 2024 is restitutie van het inschrijfgeld NEC niet meer mogelijk.
Art. 29 Op deze algemene voorwaarden is Nederlands recht van toepassing.
Deelnemer bevestigt dat hij de Algemene Voorwaarden aandachtig heeft gelezen, volledig begrijpt en aanvaardt. Deelnemer accepteert volledig dat noch de Organisatie noch haar bestuurder(s) ook maar enige verantwoordelijkheid dragen voor (im)materiële schade of persoonlijk letsel ten gevolge van deelname aan de NEC.